V dnešní době klasické „píchačky“, papírové výkazy docházky a následné složité mzdové zpracování, nahrazují čipy a sofistikované docházkové systémy, které podporují trend efektivního vedení podniku. Tyto systémy dokáží zahrnout komplexní služby od automatického vedení docházky po napojení na mzdové moduly nebo cloudové zobrazování personálních informací.
Jak vybrat toho správného partnera pro docházkové systémy?
Vybírejte důkladně a chytře. Ze všeho nejdříve si zodpovězte pár otázek, které vám s výběrem poradí:
- Kolik má vaše firma zaměstnanců?
- Kdo bude s daty docházkového systému pracovat? (personální oddělení, účetní, vedoucí pracovníci)
- Potřebujete komplexní řešení nebo hledáte jen částečné?
- Chcete personální informace zobrazovat na vlastním serveru nebo on-line?
- Jaké čtečky chcete používat? (magnetické karty, čipové karty, čtečky otisků prstů?)
Je velmi důležité zodpovědět si tyto základní otázky, které vám pomohou najít správného dodavatele, ale také můžete následně tyto informace předat společnosti, která se na docházkové systémy specializuje a na základě těchto informací vám nabídne řešení na míru.
Na co nezapomínat
U docházkových systémů jde především o kontrolu pracovní doby zaměstnanců a efektivní zpracování těchto personálních dat.
Nezapomínejte ani na zaměstnance samotné a umožněte jim přístup k jejich personálním datům, aby mohli mít přehled kolik vyčerpali dovolené, nebo kolik mají odpracováno přesčasů. Navíc povinností zaměstnavatele je stanovit zaměstnanci pracovní rozvrh a seznámit jej s ním.
Vyhledávejte tedy docházkový systém, který vám umožní komfortní sestavení směn pro různé zaměstnance na různých pracovištích a následné zobrazení tohoto rozvrhu například on-line.
Jakou čtečku zvolit?
Je několik možností, pro které se v tomto případě můžete rozhodnout.
Jedna z možností, kterou nedoporučujeme, jsou magnetické karty. Tato technologie je již na ústupu a nahrazují ji mnohem modernější a sofistikovanější metody. Důvodem je použití magnetického proužku, který se odírá, karty se často lámou a jejich používání je navíc nepraktické a zdlouhavé.
Nejpoužívanější jsou čipy, nejčastěji v podobě klíčenek. „Čipnout“ si dokonce můžete pomocí mobilního telefonu s operačním systémem Android, který podporuje technologii NFC.
Další technologií, kterou můžete zvolit, je čtečka otisků prstů, která ovšem může být, především pro menší podniky, nákladná.
Ochrana osobních údajů
V neposlední řadě dbejte na ochranu osobních údajů, zejména nyní, kdy očekáváme v příštím roce příchod nové legislativy, známé jako GDPR.
Při výběru dodavatele vybírejte toho, který ve svém řešení s touto legislativou již počítá a personální data má chráněná.
